Oder haben Sie schon ein passendes Projektmanagement-System?
Sie nutzen zur Projektplanung noch Excel oder andere Behelfslösungen und ärgern sich beim Einpflegen einer neuen Task darüber, dass es Ihre Formel oder das Format zerhaut? Ein Klassiker, mit dem Sie aber nicht allein dastehen.
Für ein gutes, erfolgreiches und flexibles Projektmanagement braucht es zum einen klare Ziele und Anforderungen, zum anderen aber auch eine gute Planung, Überwachung und Kontrolle. Excel ist dafür einfach nicht das geeignete Mittel der Wahl.
Für effiziente Projektarbeit und das damit verbundene Projektmanagement braucht es zunächst detaillierte Projektpläne, die alle Aspekte wie Zeit, Kosten, Ressourcen sowie Abhängigkeiten berücksichtigen. Der Plan sollte zudem anpassungsfähig und flexibel sein, um schnell auf sich verändernde Bedingungen reagieren zu können. Allen Aufgaben Ihrer Projektpläne müssen Sie geeignetes Personal zuordnen können. Im Bereich des Risikomanagements wachsen die Herausforderungen ebenfalls, insbesondere, um auf unerwartete Krisen und Probleme besser und schneller reagieren zu können. Was die Leistungsüberwachung und Berichterstattung angeht, wachsen die Herausforderungen dahingehend, dass Projekt-Stakeholder zunehmend regelmäßiger und häufiger über Projekt-Kennzahlen informiert werden möchten.
Was es also braucht, ist ein geeignetes Projektmanagement-System, das Ihren Anforderungen ans Projektmanagement entspricht.
Am Markt sind dafür etliche Systeme verfügbar, das Angebot aber teilweise sehr undurchsichtig und der „Perfect Fit“ auf die eigenen Anforderungen an ein Projektmanagement-System nicht so einfach zu identifizieren. Um die richtige Auswahl zu treffen, braucht es einen geeigneten Auswahlprozess, mit dessen Hilfe eine finale Auswahl eines Projektmanagement-Systems anhand definierter „Matching“-Kriterien stattfindet.
Um das Marktangebot im ersten Schritt transparenter zu machen, braucht es Auswahlkriterien inkl. Gewichtung, mit deren Hilfe ein Screening und eine Vorauswahl potenzieller und relevanter Anbieter stattfinden kann.
Parallel dazu muss ein geeigneter Anforderungskatalog erstellt werden. Hierfür entscheidend ist zunächst die Festlegung der strategischen Zielsetzung des neuen Systems und die Ableitung der Anforderungen aller relevanten Stakeholder. Hierzu bietet sich in der Regel ein Workshop an, um die Anforderungen zu konsolidieren. Sind alle Anforderungen erfasst müssen diese bewertet, gewichtet und priorisiert werden.
Ist Transparenz über das Marktangebot geschaffen und die Anforderungen klar definiert, findet die eigentliche Auswahl des richtigen Systems statt.
Die Vorteile eines Projektmanagement-Systems liegen auf der Hand. Sie haben eine zentralisierte Plattform für alle Projektinformationen, auf der Sie Aufgaben an Teammitglieder einfach zuordnen können und deren Fortschritt einfach verfolgen können. Durch diese Transparenz haben Sie die Möglichkeit der Echtzeitaktualisierung von Aufgaben, Zeitplänen und Budgets. Außerdem können Sie automatisch Berichte und Dashboards generieren, um Ihren Stakeholdern maximale Transparenz zu garantieren.
Auch wenn eine Excel-Lösung häufig auf den ersten Blick schnell, einfach und kostengünstig erscheinen mag, so kommt diese Lösung recht schnell an ihre Grenzen und schränkt Sie deutlich mehr ein, als Ihnen ein echter Vorteil zu sein. Ein gutes Projektmanagement-System ist der Weg zur besseren Projektarbeit.
Wenn Sie Interesse an weiteren Informationen zu diesem Thema haben, können Sie sich hier
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